Tietosuoja ja GDPR

1. Yleistä
   
   1.1 Tämä tietosuojaa koskeva käytäntö (”Tietosuojakäytäntö”) kuvailee, miten Olutseura William K ry (Y-tunnus 2133680-6) rekisterinpitäjänä kerää, käyttää, luovuttaa ja tallentaa henkilötietojasi.
   
   1.2 Tietosuojakäytäntöä sovelletaan henkilötietojesi käsittelyyn silloin, kun OS William K tarjoaa sinulle palveluja tai mahdollisten matka- ja/tai tapahtumavarausten yhteydessä.
   
   1.3 Voit tuntea olosi aina turvalliseksi luovuttaessasi meille henkilötietojasi. Tällä Tietosuojakäytännöllä haluamme osoittaa, miten varmistamme henkilötietojesi käsittelyn voimassa olevan henkilötietolainsäädännön mukaan.
   
   
2. Milloin keräämme henkilötietoja?
   
   2.1 OS William K kerää ja käsittelee sinua koskevia henkilötietoja, kun sinut hyväksytään jäseneksi tai teemme mahdollisen yhteisen matkan esim. ulkomaille tai johonkin tapahtumaan.
   
   2.2. Jäsenenä voit milloin tahansa päivittää antamiasi henkilötietoja ilmoittamalla sähköpostilla jäsenrekisterin hoitajille, jotka ovat puheenjohtaja ja taloudenhoitaja sekä sihteeri valtuusaikana.
   
   
3. Mitä tietojasi käsittelemme?
   
   3.1 OS William K käsittelee sinusta seuraavia henkilötietoja:
   • Tunnistetiedot, kuten nimi, syntymävuosi ja sukupuoli
   • Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
   • Maksutiedot
   • Jäsennumero
   • Tiedot jäsenyydestäsi, jäsenvuodet
   
   
4. Mihin tarkoituksiin käsittelemme sinua koskevia tietoja?
   
   4.1 OS William K käsittelee sinua koskevia tietoja pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin:
   • jäsenmaksuseuranta
   • tapahtumien tiedottaminen
   • uutiskirjeiden lähettämiseksi
   • tarjotakseen jäsenille mahdollisuuden käyttää erilaisia yhteistyö- kumppaneiden etuja
   • mahdollistaakseen viestinnän jäsenten kanssa postitse, sähköpostitse, tekstiviesteillä tai sovelluksen kautta
   
   
5. Henkilötietojen käsittelyperusteet
   
   5.1 OS William K käsittelee henkilötietojasi tässä osassa kuvatuin lainmukaisin käsittelyperustein.
   
   5.2 Tietyissä tapauksissa Olutseura William K on lainsäädännöstä johtuva velvollisuus käsitellä henkilötietojasi. Tämä koskee esimerkiksi matkalle lähtemistä.
   
   
6. Kauanko säilytämme sinua koskevia tietoja?
   
   6.1 Henkilötietojasi säilytetään vain niin kauan, kuin niitä on tarpeen säilyttää niihin tarkoituksiin, joihin tietoja kerätään tämän Tietosuojakäytännön mukaisesti.
   
   6.2 OS William ei säilytä tietojasi sen jälkeen, kun olet ilmoittanut eroavasi seurasta tai jäsenyys on irtisanottu tai jäsenmaksuvelvoite on ollut suorittamatta kaksi (2) vuotta.
   
   6.3 Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käyttö kohdan 10 mukaisesti.
   
   
7. Kenelle luovutamme tietojasi?
   
   7.1 OS William K voi luovuttaa tietojasi kolmannelle osapuolelle, esim. matkan varaamisen yhteydessä tai tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä
   
   7.2 Kolmannet osapuolet, joille OS William K luovuttaa tietojasi tai muulla tavalla tarjoaa tietoja sinusta, eivät saa luovuttaa tietojasi muille ilman hyväksyntääsi. OS William K ei ole vastuussa tällaisten kolmansien osapuolten suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.
   
   7.3 OS William K voi lisäksi luovuttaa henkilötietojasi, mikäli voimassa oleva lainsäädäntö tai viranomaiset niin edellyttävät juridisen edun suojelemiseksi tai petosten ja muiden turvallisuutta koskevien tai teknisten ongelmien paljastamiseksi tai estämiseksi.
   
   
8. Tietosuojakäytännön muutokset
   
   8.1 OS William K:lla on oikeus muuttaa Tietosuojakäytäntöä milloin tahansa, jos tietojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia. Me ilmoitamme sinulle Tietosuojakäytännön muutoksista kohtuullisella varoitusajalla.
   
   
9. Henkilötietojen suojaus
   
   9.1 OS William K on ryhtynyt tarvittaviin turvallisuustoimiin suojatakseen henkilötietojasi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja poistamiselta. Esimerkiksi kaikki jäseniä koskevat tiedot säilytetään tietokannassa, joka on suojattu käytön valvonnalla ja palomuurilla.
   
   
10. Sinun oikeutesi
    
    10.1 OS William K vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä ei noudatettu soveltuvaa tietosuojasääntelyä, voit tehdä valituksen toimivaltaiselle tietosuojavaltuutetulle.
    
    10.2 OS William K korjaa, poistaa tai täydentää pyynnöstäsi tai omasta aloitteestaan virheelliset, puutteelliset tai harhaanjohtavat tiedot tai muuttaa niitä niin, ettei niistä voida enää sinua tunnistaa.
    
    10.3 Sinulla on oikeus saada kirjallisesta hakemuksesta OS William K:lta jäljennös sinua koskevista tiedoista sekä tieto siitä, mihin tarkoitukseen tietojasi käsitellään ja mille vastaanottajille tietojasi on luovutettu tai aiotaan luovuttaa, mistä muista lähteistä kuin sinulta tietojasi on kerätty ja kuinka kauan tietojasi säilytetään. Sinulla on myös samalla oikeus saada tiedot oikeuksistasi henkilötietojen käsittelyn kohteena.
    
    10.4 Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus saada tietosi siirretyksi sinulle tai, jos se on teknisesti mahdollista, toiselle palveluntarjoajalle. Tämä oikeus koskee tietoja, jotka sinä olet antanut OS William K:lle ja joita on käsitelty sinun ja OS William K:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
    
    10.5 Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista, jos (i) tietoja ei tarvita enää niihin tarkoituksiin, joita varten niitä kerättiin, (ii) käsittely on perustunut suostumukseesi ja peruutat suostumuksesi tai (iii) tietojasi on käsitelty lainvastaisesti. Huomaathan, että voimme kuitenkin säilyttää tietojasi, mikäli se on tarpeen OS William K:n lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
    
    
11. Yhteystiedot
    
    11.1 Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöstämme tai henkilötietojen käsittelystä tai jos haluat käyttää kohdassa 10 mainittuja oikeuksiasi, ota rohkeasti yhteyttä. Yhteystietomme löydät osoitteesta williamk.net/yhteystiedot.